---

Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w serwisie pointerp.com i systemie PointERP.

---

1. Operator i zakres Polityki

1. Operatorem serwisu pointerp.com i systemu PointERP jest COMTRONIC Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Tomasza Zana 1, 20-601 Lublin, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000185513, kapitał zakładowy 100 000,00 zł, opłacony w całości, NIP 712-20-08-644, REGON 430758847, zwana dalej „Operatorem”.
2. Kontakt w sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych jest możliwy pod adresem support@pointerp.com lub pisemnie na adres siedziby Operatora.
3. Polityka dotyczy osób korzystających z Serwisu, w szczególności osób rejestrujących organizację, administratorów konta, użytkowników upoważnionych przez Klienta, osób kontaktujących się z Operatorem oraz osób reprezentujących Klienta, zwanych dalej „Użytkownikami”.
4. Serwis i system PointERP są przeznaczone wyłącznie dla przedsiębiorców i organizacji korzystających z nich w związku z działalnością zawodową lub gospodarczą.

2. Role w przetwarzaniu danych

1. Operator jest administratorem danych osobowych wykorzystywanych do rejestracji i obsługi konta, zawarcia i wykonywania umowy, rozliczeń, kontaktu, pomocy technicznej, zapewnienia bezpieczeństwa oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń.
2. Administratorem danych osobowych wprowadzanych przez Klienta lub jego Użytkowników do PointERP w ramach działalności Klienta jest Klient. Dotyczy to w szczególności danych pracowników, współpracowników, klientów, dostawców, kontrahentów i ich przedstawicieli, znajdujących się w kartotekach, dokumentach, płatnościach, korespondencji oraz załącznikach.
3. Wobec danych, o których mowa w punkcie poprzednim, Operator działa jako podmiot przetwarzający na udokumentowane polecenie Klienta. Warunki powierzenia obowiązujące podczas okresu próbnego określa Regulamin świadczenia usług. W przypadku usługi płatnej mogą zostać uzupełnione lub zastąpione postanowieniami indywidualnej umowy.
4. Klient odpowiada za zgodność z prawem danych umieszczanych w PointERP, zakres nadanych Użytkownikom uprawnień oraz realizację obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą.

3. Zakres i źródła danych

1. Operator może przetwarzać dane podane podczas rejestracji i obsługi konta, w szczególności imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, stanowisko lub rolę, dane reprezentowanej organizacji, dane rozliczeniowe oraz treść korespondencji.
2. Serwis może zapisywać dane techniczne i dane dotyczące bezpieczeństwa, w szczególności adres IP, datę i godzinę zdarzenia, informacje o przeglądarce i urządzeniu, identyfikatory sesji oraz informacje o logowaniu i operacjach wykonywanych w systemie.
3. Dane Klienta mogą obejmować informacje zawarte w kartotekach, dokumentach handlowych i finansowych, płatnościach, zamówieniach, ofertach, załącznikach i innych danych wprowadzanych zgodnie z przeznaczeniem PointERP.
4. Faktury B2B i inne dokumenty przedsiębiorców mogą zawierać dane osobowe, między innymi dane osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, przedstawicieli i osób kontaktowych, adresy e-mail, numery rachunków bankowych oraz podpisy.
5. Dane pochodzą bezpośrednio od Użytkownika, od Klienta, który utworzył konto Użytkownika, z dokumentów i systemów wskazanych przez Klienta albo z integracji uruchomionych przez Klienta.

4. Cele i podstawy przetwarzania przez Operatora jako administratora

1. Dane osoby fizycznej będącej stroną umowy są przetwarzane w celu podjęcia działań na jej żądanie, udostępnienia okresu próbnego, zawarcia oraz wykonania umowy - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
2. Dane osób reprezentujących Klienta, administratorów konta i pozostałych Użytkowników są przetwarzane w celu rejestracji, kontaktu oraz wykonania umowy z reprezentowaną przez nich organizacją - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Operatora i Klienta jest sprawna realizacja łączącej ich relacji biznesowej.
3. Dane rozliczeniowe i dokumentacja księgowa są przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych Operatora - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. Dane techniczne, logi bezpieczeństwa i korespondencja mogą być przetwarzane w celu zabezpieczenia Serwisu, przeciwdziałania nadużyciom, zapewnienia ciągłości działania, obsługi zgłoszeń oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Operatora jest bezpieczne i prawidłowe świadczenie usług oraz ochrona praw Operatora i Klientów.
5. Dane znajdujące się w danych Klienta są przetwarzane przez Operatora na polecenie Klienta i zgodnie z umową powierzenia, a podstawę prawną ich przetwarzania określa Klient jako administrator.
6. Podanie danych wymaganych w formularzu rejestracyjnym jest dobrowolne, ale niezbędne do utworzenia konta i udostępnienia Usługi.

5. Odbiorcy danych i dostawcy usług

1. Dostęp do danych mogą otrzymać upoważnieni pracownicy i współpracownicy Operatora wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonywania ich obowiązków.
2. Dane administrowane przez Operatora mogą być przekazywane podmiotom świadczącym obsługę księgową, prawną, audytową, pocztową i techniczną, a także organom publicznym uprawnionym do ich otrzymania na podstawie prawa.
3. Operator utrzymuje i administruje infrastrukturą serwerową PointERP we własnym zakresie. OVH jest rejestratorem domeny, a Cloudflare świadczy usługę DNS.
4. Przy logowaniu i rejestracji Serwis korzysta z Google reCAPTCHA, dostarczanej przez Google Ireland Limited. W celu odróżnienia człowieka od automatu Google może otrzymywać adres IP oraz informacje techniczne i informacje o zachowaniu przeglądarki.
5. Jeżeli Użytkownik uruchomi funkcję automatycznego odczytu dokumentu, wskazany dokument jest przekazywany do komercyjnego API Anthropic. Szczegóły opisano w punkcie 7.
6. Jeżeli Klient uruchamia integrację PointERP z zewnętrznym systemem, takim jak KSeF, bank, operator płatności lub system finansowo-księgowy, dane są przekazywane do tego systemu w zakresie wybranym przez Klienta i potrzebnym do wykonania żądanej operacji. Zewnętrzny dostawca przetwarza dane również na zasadach obowiązujących Klienta w relacji z tym dostawcą.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. W związku z korzystaniem z Anthropic API dokument wskazany przez Użytkownika może być przetwarzany lub przechowywany w Stanach Zjednoczonych albo w innym państwie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2. Według dokumentów rozliczeniowych Operatora dostawcą usługi jest Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, California 94104, Stany Zjednoczone. Przetwarzanie odbywa się na podstawie warunków komercyjnych i Data Processing Addendum Anthropic, obejmującego standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
3. Google i Cloudflare mogą przetwarzać dane techniczne poza Europejskim Obszarem Gospodarczym zgodnie ze stosowanymi przez siebie mechanizmami legalizacji transferu danych.
4. Informacje o zabezpieczeniach transferu można uzyskać, kontaktując się z Operatorem.

7. Automatyczne odczytywanie dokumentów przez Anthropic API

1. PointERP umożliwia automatyczne odczytanie faktury lub innego obsługiwanego dokumentu w celu wstępnego uzupełnienia danych bez ich ręcznego przepisywania.
2. Po uruchomieniu tej funkcji cały plik PDF wybrany przez Użytkownika jest przesyłany bezpośrednio przez PointERP do komercyjnego API Anthropic. Operator nie korzysta w tym procesie z Anthropic Files API.
3. Do Anthropic przekazywany jest wybrany dokument oraz polecenie niezbędne do jego odczytania. W tym trybie nie jest przekazywana cała baza danych Klienta ani dane innych Klientów.
4. Wynik działania modelu jest tymczasowo zapisywany w tabeli systemu i przedstawiany Użytkownikowi do weryfikacji. Po zatwierdzeniu dane zostają zapisane jako część dokumentu PointERP. Po odrzuceniu wynik nie jest zachowywany w danych dokumentu i jest usuwany z zapisu tymczasowego.
5. Model nie podejmuje decyzji księgowych ani biznesowych za Użytkownika. Wynik wymaga weryfikacji i zatwierdzenia przez człowieka i sam nie wywołuje skutków prawnych ani innych podobnie istotnych skutków wobec osoby fizycznej.
6. Oryginalny plik PDF jest przechowywany w bazie danych PointERP jako załącznik do dokumentu. Usunięcie dokumentu z aktywnej bazy powoduje również usunięcie powiązanego załącznika z aktywnej bazy, z zastrzeżeniem okresów rotacji kopii zapasowych.
7. Anthropic może przechowywać przesłany plik, dane wejściowe oraz wygenerowaną odpowiedź przez 30 dni. Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli wymagają tego przepisy prawa albo działania związane z bezpieczeństwem i egzekwowaniem zasad korzystania z usługi Anthropic.
8. Zgodnie z warunkami komercyjnego API Anthropic treści Klienta nie są wykorzystywane do trenowania modeli. Operator nie uczestniczy w Development Partner Program Anthropic.
9. Korzystanie z automatycznego odczytu jest dobrowolne. Dokument może zostać wprowadzony do PointERP bez użycia tej funkcji.

8. Okres przechowywania i usuwanie danych

1. Bezpłatny okres próbny trwa jeden miesiąc od utworzenia konta organizacji. Po jego zakończeniu konto pozostaje przez kolejny miesiąc dostępne w trybie tylko do odczytu w celu pobrania danych.
2. Po upływie dodatkowego miesiąca dane organizacji są usuwane z aktywnej bazy, chyba że Klient zawrze z Operatorem indywidualną umowę albo dalsze przechowywanie określonych danych jest wymagane prawem.
3. W przypadku usługi płatnej okres przechowywania danych oraz zasady dostępu po rozwiązaniu umowy określa indywidualna umowa. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, po zakończeniu świadczenia Usługi Operator zapewnia przez jeden miesiąc dostęp tylko do odczytu, a następnie usuwa dane Klienta z aktywnej bazy.
4. Operator wykonuje kopie dzienne przechowywane przez miesiąc, kopie tygodniowe przechowywane przez miesiąc oraz kopie miesięczne przechowywane przez rok. Po usunięciu danych z aktywnej bazy ich kopie mogą pozostawać w zabezpieczonych kopiach zapasowych do zakończenia właściwego cyklu rotacji, nie dłużej niż przez rok. Kopie służą wyłącznie zapewnieniu ciągłości działania i odtworzeniu systemu po awarii.
5. Dane rozliczeniowe i dokumentacja księgowa są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa. Dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń mogą być przechowywane do czasu ich przedawnienia.
6. Logi techniczne i bezpieczeństwa są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, analizy zdarzeń i wykazania prawidłowego działania Serwisu, z uwzględnieniem okresu potrzebnego do dochodzenia lub obrony roszczeń.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

1. W zakresie, w którym administratorem jest Operator, osobie, której dane dotyczą, przysługuje - zależnie od podstawy i okoliczności przetwarzania - prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu.
2. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, osoba może ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
3. Osoba może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
4. Żądania dotyczące danych wprowadzonych do PointERP przez Klienta należy w pierwszej kolejności kierować do Klienta jako administratora. Operator wspiera Klienta w realizacji takich żądań zgodnie z umową powierzenia.
5. Operator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

10. Bezpieczeństwo

1. Połączenie z Serwisem jest szyfrowane z wykorzystaniem protokołu TLS. Hasła Użytkowników są przechowywane w postaci skrótu kryptograficznego, a nie w postaci jawnej.
2. Operator stosuje kontrolę dostępu, upoważnienia, zabezpieczenia infrastruktury, aktualizacje oprogramowania oraz kopie zapasowe odpowiednie do charakteru i ryzyka przetwarzania.
3. Klient odpowiada za nadawanie Użytkownikom właściwych uprawnień, ochronę danych logowania oraz niezwłoczne zgłaszanie podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa konta.

11. Pliki cookies i reCAPTCHA

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies niezbędne do uwierzytelniania, utrzymania sesji, zapewnienia bezpieczeństwa oraz zapamiętania technicznych preferencji Użytkownika.
2. Cookies sesyjne są usuwane po wylogowaniu, zamknięciu przeglądarki albo po wygaśnięciu sesji. Cookies trwałe pozostają przez okres określony w ich parametrach lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
3. Ograniczenie cookies niezbędnych może utrudnić lub uniemożliwić logowanie i korzystanie z PointERP.
4. Serwis nie wykorzystuje zewnętrznych narzędzi do analityki ruchu ani reklamowego profilowania Użytkowników.
5. Google reCAPTCHA może stosować własne technologie, w tym cookies, zgodnie z zasadami Google. Korzystanie z reCAPTCHA jest niezbędne do ochrony formularzy logowania i rejestracji przed nadużyciami.

12. Zmiany Polityki

1. Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, funkcji Serwisu, sposobu przetwarzania lub dostawców usług.
2. Aktualna wersja Polityki jest udostępniana w Serwisie. O istotnych zmianach dotyczących zarejestrowanych Użytkowników Operator informuje za pomocą wiadomości e-mail lub komunikatu w Serwisie.
3. Niniejsza wersja Polityki obowiązuje od 2 września 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady elektronicznego udostępniania systemu PointERP za pośrednictwem serwisu pointerp.com, w szczególności zasady rejestracji, bezpłatnego okresu próbnego, korzystania z Usługi, ochrony danych, zakończenia korzystania z Usługi oraz postępowania reklamacyjnego.
2. Usługę świadczy COMTRONIC Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Tomasza Zana 1, 20-601 Lublin, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000185513, kapitał zakładowy 100 000,00 zł, opłacony w całości, NIP 712-20-08-644, REGON 430758847, zwana dalej „Operatorem”.
3. Kontakt z Operatorem jest możliwy pod adresem support@pointerp.com lub pisemnie na adres siedziby Operatora.
4. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców oraz innych organizacji korzystających z niej w związku z działalnością zawodową lub gospodarczą. Operator nie zawiera na podstawie Regulaminu umów z konsumentami.
5. Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§ 2. Definicje

1. Regulamin - niniejszy Regulamin świadczenia usług.
2. Operator - COMTRONIC Sp. z o.o., określona w § 1 ust. 2.
3. Klient - przedsiębiorca lub inna organizacja, która rejestruje organizację w Serwisie, korzysta z okresu próbnego albo zawarła z Operatorem indywidualną umowę.
4. Użytkownik - osoba upoważniona przez Klienta do korzystania z Usługi, posiadająca indywidualne konto i określony zakres uprawnień.
5. PointERP albo Oprogramowanie - system biznesowy utrzymywany przez Operatora i udostępniany przez przeglądarkę internetową.
6. Serwis - serwis internetowy dostępny pod adresem pointerp.com, umożliwiający rejestrację i korzystanie z PointERP.
7. Usługa - udostępnienie Klientowi i jego Użytkownikom PointERP oraz związanych z nim funkcji i usług Operatora w zakresie wynikającym z Regulaminu albo indywidualnej Umowy.
8. Konto - indywidualny dostęp Użytkownika do Usługi, chroniony danymi uwierzytelniającymi i ograniczony nadanymi uprawnieniami.
9. Organizacja - wydzielone w PointERP środowisko danych Klienta, obejmujące konta jego Użytkowników, konfigurację i Dane Klienta.
10. Dane Klienta - informacje, dokumenty, pliki i inne treści wprowadzone do PointERP przez Klienta lub jego Użytkowników albo pobrane z systemów zewnętrznych na polecenie Klienta.
11. Okres próbny - bezpłatny okres korzystania z Usługi, trwający jeden miesiąc od utworzenia Organizacji.
12. Okres eksportu - okres jednego miesiąca następujący po Okresie próbnym, w którym dostęp do Organizacji jest ograniczony do trybu tylko do odczytu w celu pobrania danych.
13. Umowa - umowa o odpłatne świadczenie Usługi zawarta indywidualnie między Operatorem a Klientem w formie pisemnej lub dokumentowej.

§ 3. Rejestracja i zawarcie umowy na Okres próbny

1. Rejestracji dokonuje osoba uprawniona do działania w imieniu Klienta, wypełniając formularz rejestracyjny zgodnie z prawdą.
2. Utworzenie Organizacji wymaga:
   • podania danych wymaganych w formularzu;
   • potwierdzenia zapoznania się z Polityką prywatności;
   • zapoznania się z Regulaminem i zaakceptowania jego postanowień.
3. Operator rejestruje datę i godzinę akceptacji oraz wersję dokumentów obowiązującą w chwili rejestracji.
4. Z chwilą utworzenia Organizacji zostaje zawarta nieodpłatna umowa o świadczenie Usługi w Okresie próbnym na zasadach Regulaminu.
5. Operator może odmówić rejestracji albo uzależnić uruchomienie Organizacji od dodatkowej weryfikacji, jeżeli dane są nieprawidłowe, cel korzystania z Usługi jest sprzeczny z prawem lub Regulaminem albo zachodzi uzasadnione ryzyko dla bezpieczeństwa Serwisu.
6. Odpłatne świadczenie Usługi wymaga zawarcia indywidualnej Umowy. Zakończenie Okresu próbnego, dalsze przechowywanie danych ani samo korzystanie z trybu tylko do odczytu nie powodują automatycznego zawarcia Umowy ani naliczenia opłat.
7. W razie sprzeczności Regulaminu z indywidualną Umową pierwszeństwo ma Umowa, chyba że Umowa wyraźnie stanowi inaczej.

§ 4. Okres próbny i Okres eksportu

1. Okres próbny trwa jeden miesiąc od dnia utworzenia Organizacji i służy ocenie przydatności PointERP oraz korzystaniu z udostępnionych funkcji zgodnie z ich przeznaczeniem.
2. Operator może wydłużyć Okres próbny na podstawie indywidualnego uzgodnienia z Klientem.
3. Po zakończeniu Okresu próbnego Organizacja automatycznie przechodzi na jeden miesiąc w tryb tylko do odczytu. W Okresie eksportu Klient może przeglądać i pobierać dane przy użyciu funkcji dostępnych w Usłudze, ale nie może wprowadzać nowych danych ani zmieniać istniejących.
4. Jeżeli przed końcem Okresu eksportu Klient nie zawrze indywidualnej Umowy, Operator usuwa Organizację i Dane Klienta z aktywnej bazy danych, z zastrzeżeniem zasad dotyczących kopii zapasowych, dokumentacji rozliczeniowej i roszczeń.
5. Operator może wcześniej usunąć Organizację na udokumentowane żądanie Klienta, jeżeli przepisy prawa ani konieczność zabezpieczenia roszczeń nie wymagają dalszego przechowywania określonych danych.

§ 5. Wymagania techniczne

1. Korzystanie z Usługi wymaga urządzenia z dostępem do Internetu, aktualnej i wspieranej przez producenta przeglądarki internetowej, włączonej obsługi JavaScript i plików cookies oraz możliwości korzystania z szyfrowanych połączeń HTTPS.
2. Klient zapewnia we własnym zakresie urządzenia, oprogramowanie, połączenie internetowe oraz konfigurację potrzebną jego Użytkownikom do korzystania z Usługi.
3. Wyłączenie cookies niezbędnych, stosowanie niewspieranej przeglądarki albo blokowanie elementów koniecznych do uwierzytelnienia może ograniczyć lub uniemożliwić korzystanie z Usługi.

§ 6. Prawa i obowiązki Klienta

1. Klient zarządza Użytkownikami Organizacji i odpowiada za nadanie im uprawnień adekwatnych do wykonywanych obowiązków.
2. Klient i Użytkownicy są zobowiązani chronić dane logowania, korzystać z indywidualnych Kont oraz niezwłocznie zgłaszać Operatorowi podejrzenie nieuprawnionego dostępu.
3. Klient odpowiada za legalność Danych Klienta, posiadanie podstaw do ich przetwarzania i przekazania Operatorowi oraz realizację obowiązków wobec osób, których dane dotyczą.
4. Klient i Użytkownicy są zobowiązani korzystać z Usługi zgodnie z prawem, Regulaminem, dokumentacją i przeznaczeniem funkcji oraz nie mogą:
   • dostarczać treści bezprawnych lub naruszających prawa osób trzecich;
   • podejmować prób uzyskania nieuprawnionego dostępu do danych, Kont lub infrastruktury;
   • zakłócać działania Serwisu ani obchodzić jego zabezpieczeń;
   • udostępniać Usługi osobom lub podmiotom nieuprawnionym.
5. Klient jest zobowiązany zweryfikować przed wykorzystaniem dane uzyskane z automatycznego odczytu dokumentów, importu, dopasowania lub innych mechanizmów automatyzacji.
6. Użycie nazwy, logo lub znaku towarowego Klienta w materiałach referencyjnych Operatora wymaga uprzedniej, wyraźnej zgody Klienta udzielonej w formie dokumentowej.

§ 7. Świadczenie Usługi i odpowiedzialność

1. Operator świadczy Usługę z należytą starannością właściwą profesjonalnemu dostawcy systemów biznesowych i stosuje środki techniczne oraz organizacyjne odpowiednie do charakteru Usługi i ryzyka.
2. Operator zapewnia wsparcie dotyczące korzystania z Usługi pod adresem support@pointerp.com. Zakres, godziny i czasy reakcji dodatkowego wsparcia mogą zostać określone w indywidualnej Umowie.
3. Operator może prowadzić planowane prace konserwacyjne, rozwojowe lub bezpieczeństwa powodujące czasowe ograniczenie dostępności. O pracach mogących istotnie wpłynąć na korzystanie z Usługi Operator informuje z odpowiednim wyprzedzeniem, jeżeli charakter prac na to pozwala.
4. Operator może niezwłocznie ograniczyć lub zawiesić dostęp, jeżeli jest to konieczne do usunięcia zagrożenia bezpieczeństwa, ochrony danych, wykonania obowiązku prawnego albo powstrzymania naruszenia Regulaminu. W miarę możliwości Operator informuje Klienta o przyczynie i przewidywanym czasie ograniczenia.
5. PointERP może korzystać z usług i systemów zewnętrznych. Operator nie odpowiada za niedostępność lub zmianę działania systemu zewnętrznego pozostającą poza kontrolą Operatora, lecz podejmuje uzasadnione działania w celu ograniczenia wpływu takiego zdarzenia na Usługę.
6. Automatyczny odczyt, mapowanie i dopasowanie danych wspierają pracę Użytkownika, ale mogą zwrócić wynik niepełny albo błędny. Wynik nie stanowi decyzji księgowej, podatkowej ani prawnej i wymaga zatwierdzenia przez Użytkownika.
7. Operator nie odpowiada za skutki użycia danych bez wymaganej weryfikacji, nieprawidłowego korzystania z Usługi, udostępnienia danych logowania ani działania urządzeń, sieci lub oprogramowania pozostających po stronie Klienta.
8. Zakres odpowiedzialności stron w usłudze odpłatnej określa indywidualna Umowa. W zakresie dopuszczalnym przez prawo Operator nie odpowiada za utracone korzyści ani szkody pośrednie. Postanowienie to nie ogranicza odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§ 8. Usługa odpłatna i rozliczenia

1. Kontynuowanie korzystania z pełnej funkcjonalności Usługi po Okresie próbnym wymaga zawarcia indywidualnej Umowy.
2. Zakres Usługi, wynagrodzenie, okresy rozliczeniowe, terminy płatności, okres wypowiedzenia i pozostałe warunki komercyjne określa Umowa.
3. Brak zawarcia Umowy nie powoduje naliczenia opłaty. Operator nie przekształca automatycznie bezpłatnego Okresu próbnego w usługę płatną.
4. Faktury mogą być wystawiane i przekazywane Klientowi w formie elektronicznej zgodnie z Umową i obowiązującymi przepisami.
5. Wynagrodzenie określone w Umowie jest kwotą netto, chyba że Umowa wskazuje inaczej. Do wynagrodzenia zostanie doliczony podatek VAT według obowiązujących przepisów.

§ 9. Poufność i powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Dane Klienta stanowią informacje poufne. Operator wykorzystuje je wyłącznie w celu świadczenia Usługi, realizacji poleceń Klienta, zapewnienia bezpieczeństwa i wykonania obowiązków prawnych.
2. W zakresie danych osobowych znajdujących się w Danych Klienta, Klient jest administratorem, a Operator podmiotem przetwarzającym. Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO na czas korzystania z Okresu próbnego, Okresu eksportu i późniejszego usuwania danych. W usłudze odpłatnej postanowienia te mogą zostać uzupełnione lub zastąpione indywidualną umową powierzenia.
3. Przedmiotem powierzenia jest przetwarzanie danych potrzebnych do udostępniania PointERP. Charakter operacji może obejmować zapisywanie, przechowywanie, porządkowanie, odczytywanie, udostępnianie upoważnionym Użytkownikom, wykonywanie kopii zapasowych, odtwarzanie, przesyłanie w ramach funkcji wybranych przez Klienta oraz usuwanie.
4. Celem przetwarzania jest zapewnienie działania PointERP, utrzymanie i zabezpieczenie danych, realizacja wsparcia, wykonywanie integracji uruchomionych przez Klienta oraz automatyczny odczyt dokumentów, jeżeli Klient korzysta z tej funkcji.
5. Powierzone dane mogą dotyczyć pracowników, współpracowników, klientów, dostawców, kontrahentów, przedstawicieli i osób kontaktowych Klienta oraz innych osób wskazanych w Danych Klienta. Mogą obejmować dane identyfikacyjne, kontaktowe, zawodowe, rozliczeniowe, podatkowe, bankowe, transakcyjne, dane zawarte w dokumentach i korespondencji oraz techniczne informacje o operacjach w systemie.
6. Klient nie powinien umieszczać w PointERP szczególnych kategorii danych osobowych ani danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, chyba że jest to niezbędne, zgodne z przeznaczeniem Usługi i zostało wcześniej uzgodnione z Operatorem.
7. Operator zobowiązuje się:
   • przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, przy czym polecenia wynikają także z Regulaminu, Umowy, konfiguracji i operacji wykonywanych przez upoważnionych Użytkowników;
   • poinformować Klienta, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza przepisy o ochronie danych, chyba że prawo zabrania przekazania takiej informacji;
   • dopuścić do danych wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania poufności;
   • stosować środki bezpieczeństwa wymagane przez art. 32 RODO, adekwatne do ryzyka przetwarzania;
   • wspierać Klienta, w miarę możliwości i z uwzględnieniem charakteru przetwarzania, w realizacji praw osób, ocenie skutków dla ochrony danych, konsultacjach z organem nadzorczym oraz wykonywaniu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa;
   • poinformować Klienta bez zbędnej zwłoki o stwierdzonym naruszeniu ochrony powierzonych danych i przekazywać dostępne informacje potrzebne Klientowi do wykonania jego obowiązków;
   • udostępniać informacje potrzebne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwić uzgodniony audyt nie częściej niż raz w roku, chyba że naruszenie, żądanie organu albo uzasadnione podejrzenie niezgodności wymaga dodatkowego audytu.
8. Klient udziela Operatorowi ogólnego upoważnienia do korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających niezbędnych do świadczenia Usługi. Operator zapewnia, że podmioty te są związane obowiązkami ochrony danych odpowiednimi do zakresu powierzonych im czynności, i pozostaje odpowiedzialny wobec Klienta za wykonywanie przez nie obowiązków w zakresie wymaganym przez prawo.
9. Na dzień wejścia w życie Regulaminu Operator korzysta z komercyjnego API Anthropic do automatycznego odczytu dokumentów wskazanych przez Użytkownika. Cały wybrany plik PDF jest przekazywany do API, a Anthropic może przechowywać dane wejściowe i odpowiedź przez 30 dni, z wyjątkami wynikającymi z prawa i zasad bezpieczeństwa usługi. Szczegóły określa Polityka prywatności.
10. Operator informuje Klienta o planowanym dodaniu lub zastąpieniu dalszego podmiotu przetwarzającego, któremu będą przekazywane Dane Klienta. Klient może w terminie 14 dni zgłosić uzasadniony sprzeciw związany z ochroną danych. Strony podejmą próbę uzgodnienia rozwiązania; jeżeli nie będzie ono możliwe, Operator może wyłączyć daną funkcję albo zakończyć świadczenie części Usługi, której sprzeciw dotyczy.
11. Jeżeli dalszy podmiot przetwarzający przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, Operator zapewnia zastosowanie mechanizmu transferu wymaganego przez przepisy, w szczególności standardowych klauzul umownych, o ile są właściwe dla danego transferu.
12. Po zakończeniu przetwarzania Operator, zgodnie z wyborem Klienta, usuwa powierzone dane albo zwraca je w uzgodnionym formacie, chyba że prawo wymaga ich dalszego przechowywania. Standardowe funkcje eksportu są wykorzystywane w pierwszej kolejności, a sposób zwrotu pozostałych danych strony uzgadniają z uwzględnieniem ich zakresu i struktury. Zasady dostępu i rotacji kopii zapasowych określa § 10.
13. Na uzasadnione żądanie Klienta Operator udostępnia informacje o aktualnych dalszych podmiotach przetwarzających i stosowanych zabezpieczeniach.

§ 10. Zakończenie Usługi, eksport i usuwanie danych

1. Zasady wypowiedzenia i rozwiązania odpłatnej Umowy określa ta Umowa. Oświadczenie można złożyć w formie wskazanej w Umowie, w tym w formie dokumentowej na adres support@pointerp.com, jeżeli Umowa dopuszcza taką formę.
2. Jeżeli Umowa nie stanowi inaczej, po zakończeniu odpłatnego świadczenia Usługi Operator udostępnia Organizację przez jeden miesiąc w trybie tylko do odczytu, a następnie usuwa Dane Klienta z aktywnej bazy.
3. W Okresie eksportu Klient może korzystać z dostępnych funkcji pobierania dokumentów oraz eksportu danych, w tym eksportu przeznaczonego do systemów finansowo-księgowych. Zakres i format dostępnego eksportu zależą od funkcji PointERP oraz zakresu danych Klienta.
4. Na żądanie zgłoszone przed usunięciem Organizacji Operator uzgadnia z Klientem sposób zwrotu pozostałych powierzonych danych osobowych, których nie można pobrać przy użyciu standardowych funkcji Serwisu.
5. Usunięcie dokumentu lub Organizacji z aktywnej bazy obejmuje dane znajdujące się w tabelach oraz przechowywane w bazie załączniki powiązane z usuwanymi dokumentami.
6. Operator wykonuje kopie dzienne przechowywane przez miesiąc, kopie tygodniowe przechowywane przez miesiąc oraz kopie miesięczne przechowywane przez rok. Dane usunięte z aktywnej bazy mogą pozostawać w zabezpieczonych kopiach do zakończenia odpowiedniego cyklu rotacji, nie dłużej niż przez rok. Kopie nie są wykorzystywane do bieżącej pracy i służą wyłącznie zapewnieniu ciągłości działania oraz odtworzeniu po awarii.
7. Usunięcie Danych Klienta nie obejmuje danych rozliczeniowych, dowodów akceptacji dokumentów, korespondencji ani informacji potrzebnych Operatorowi do wykonania obowiązku prawnego lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Dane te są przechowywane tylko przez okres wynikający z właściwego celu i przepisów.
8. W przypadku rozwiązania Umowy z powodu bezprawnego korzystania z Usługi albo zagrożenia bezpieczeństwa Operator może natychmiast zablokować dostęp. O ile prawo lub względy bezpieczeństwa nie stoją temu na przeszkodzie, Operator umożliwi Klientowi uzgodniony zwrot danych przed ich usunięciem.

§ 11. Reklamacje

1. Klient może złożyć reklamację dotyczącą świadczenia Usługi na adres support@pointerp.com.
2. Reklamacja powinna zawierać dane Klienta, dane osoby zgłaszającej, opis problemu, czas jego wystąpienia oraz informacje umożliwiające jego odtworzenie i rozpatrzenie, z pominięciem haseł oraz innych danych uwierzytelniających.
3. Operator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od otrzymania informacji potrzebnych do jej rozpatrzenia. Jeżeli zachowanie terminu nie jest możliwe ze względu na złożoność sprawy, Operator poinformuje Klienta o przyczynie i przewidywanym terminie odpowiedzi.
4. Odpowiedź jest przesyłana na adres e-mail osoby składającej reklamację albo inny uzgodniony adres Klienta.

§ 12. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

1. Aktualny Regulamin jest dostępny w Serwisie w formie umożliwiającej jego zapisanie i odtworzenie.
2. Operator może zmienić Regulamin z powodu zmiany prawa, funkcji lub sposobu świadczenia Usługi, wymagań bezpieczeństwa albo dostawców potrzebnych do jej świadczenia.
3. O zmianie dotyczącej zarejestrowanych Klientów Operator informuje za pomocą wiadomości e-mail lub komunikatu w Serwisie co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, chyba że natychmiastowa zmiana jest wymagana przez prawo albo konieczna do usunięcia pilnego zagrożenia bezpieczeństwa.
4. Klient, który nie akceptuje zmiany, może zakończyć korzystanie z Usługi przed jej wejściem w życie. Zmiana nie narusza indywidualnie uzgodnionych warunków Umowy, chyba że strony postanowią inaczej.
5. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się prawo polskie.
6. Strony będą dążyć do polubownego rozwiązania sporu. Jeżeli nie będzie to możliwe, spór zostanie rozstrzygnięty przez sąd właściwy według przepisów prawa, z uwzględnieniem wyłącznie biznesowego charakteru Usługi.
7. Niniejsza wersja Regulaminu obowiązuje od 2 września 2026 r.